Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z wieloma wyzwaniami, w tym z optymalizacją kosztów. Jednym z kluczowych aspektów, na który warto zwrócić uwagę, jest ubezpieczenie samochodu. Czy wiesz, jak prawidłowo rozliczyć ubezpieczenie auta w swojej firmie? Prawidłowe rozliczenia podatkowe mogą przynieść realne oszczędności, a błędne – narazić na konsekwencje. Przyjrzyjmy się temu zagadnieniu krok po kroku, analizując różne formy własności, typy polis oraz obowiązujące limity.
Czy koszt ubezpieczenia samochodu osobowego można ująć w kosztach firmy w 2025 roku?
Tak, koszty ubezpieczenia samochodu można wliczyć w koszty uzyskania przychodu, ale z pewnymi ograniczeniami, które zależą od sposobu użytkowania pojazdu. Przepisy podatkowe jasno określają, w jakiej części można zaliczyć składkę ubezpieczeniową w koszty podatkowe. Od 2019 roku, a co za tym idzie, również w 2025 roku, obowiązują nowe zasady, które rozróżniają pełne rozliczenia od częściowych. Wpływają one zarówno na ubezpieczenie OC, jak i ubezpieczenie AC oraz inne polisy.
Jakie są formy własności samochodu w firmie?
Sposób, w jaki samochód jest powiązany z działalnością gospodarczą, ma kluczowe znaczenie dla rozliczeń podatkowych. Wyróżniamy trzy główne formy własności, które decydują o tym, jak koszt ubezpieczenia może zostać zaliczyć do kosztów:
- Samochód firmowy (środek trwały lub leasing): pojazd jest oficjalnie majątkiem firmy, ujętym w ewidencji środków trwałych. W tym przypadku, jeśli samochód (osobowy lub inny) jest wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych, możliwe jest pełne zaliczenie składki w koszt uzyskania przychodu.
- Samochód firmowy wykorzystywany w sposób mieszany: pojazd jest własnością firmy, ale służy zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych. W tym modelu koszty ubezpieczenia OC można zaliczyć do kosztów w 100%, natomiast koszt polisy AC podlega limitowaniu.
- Samochód prywatny wykorzystywany w działalności: pojazd nie jest majątkiem firmy, ale przedsiębiorca sporadycznie wykorzystuje go w celach firmowych. Wydatek na ubezpieczenie samochodu w tym przypadku podlega odrębnym zasadom rozliczenia.
Jak księgować składkę na ubezpieczenia samochodu ze względu na rodzaj użytkowania?
Prawidłowe księgowanie polisy jest kluczowe dla uniknięcia problemów z urzędem skarbowym. Koszt ubezpieczenia księguje się w dacie poniesienia kosztu, stosując jedną z dwóch metod:
- Metoda kasowa (uproszczona): koszt ujmuje się jednorazowo w dacie opłacenia polisy. Jest to najprostsza forma, stosowana głównie w małych firmach prowadzących KPiR (Księgę Przychodów i Rozchodów). Wydatek na ubezpieczenie wpisuje się do kolumny „Pozostałe wydatki”.
- Metoda memoriałowa: koszt rozkłada się proporcjonalnie na miesiące, których umowa ubezpieczenia dotyczy. Jest to wymagane w przypadku pełnej księgowości. Składka roczna, opłacona np. w styczniu, będzie rozliczana w koszty uzyskania przychodu w każdym kolejnym miesiącu roku.
Ubezpieczenie OC samochodu netto czy brutto jako kosztu uzyskania przychodu?
Kwestia rozliczenia podatku VAT jest bardzo ważna.
- Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, to odliczasz kwotę netto ubezpieczenia, a podatek VAT jest odliczany od usług. Ubezpieczenie nie jest objęte VAT, więc nie możesz go odliczyć.
- Jeśli jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT, to koszt ubezpieczenia będzie rozliczany w kwocie brutto. To oznacza, że cała kwota, którą faktycznie poniesiesz jako wydatek na ubezpieczenie, będzie stanowiła Twój koszt uzyskania przychodu.
Kiedy odliczyć 20% kosztów użytkowania samochodu? Samochód prywatny
Zasada 20% kosztów dotyczy samochodów prywatnych, które przedsiębiorca okazjonalnie wykorzystuje w działalności gospodarczej. W takim przypadku, do kosztów firmowych można zaliczyć jedynie 20% wszystkich wydatków eksploatacyjnych, w tym składek na ubezpieczenie. Oznacza to, że 80% kosztów jest traktowane jako wydatek prywatny i nie może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Jest to uproszczona forma rozliczenia, która nie wymaga prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu.
Kiedy odliczyć 75% kosztów użytkowania samochodu? Samochód firmowy
Zasada 75% kosztów dotyczy samochodów firmowych (środków trwałych lub leasingu) wykorzystywanych w sposób mieszany, tj. do celów firmowych i prywatnych. W tym przypadku, koszty eksploatacyjne, takie jak paliwo czy naprawy, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w 75%. Warto jednak pamiętać, że ubezpieczenie OC i AC jest traktowane inaczej. Ubezpieczenie OC można wliczyć w koszt firmowy w 100%, a ubezpieczenie AC jest ograniczone limitem 150 000 zł wartości pojazdu.
Jakie ubezpieczenia można uwzględnić w kosztach firmowych?
W kosztach prowadzenia działalności gospodarczej można uwzględnić różne typy polis, w zależności od ich charakteru i celu:
- Ubezpieczenie OC (odpowiedzialności cywilnej): Jako obowiązkowy wydatek, jego składka w 100% może być kosztem, niezależnie od wartości pojazdu i sposobu jego użytkowania.
- Ubezpieczenie AC (autocasco): Jest to ubezpieczenie dobrowolne, a koszt polisy AC można zaliczyć w całości lub w części, w zależności od wartości pojazdu osobowego i sposobu jego użytkowania.
- Ubezpieczenie NNW (od następstw nieszczęśliwych wypadków): Chroni życie i zdrowie kierowcy i pasażerów. Koszt polisy również może zostać zaliczyć w całości do kosztów firmowych.
- Ubezpieczenie GAP: Chroni przed utratą wartości pojazdu w przypadku jego całkowitego zniszczenia lub kradzieży. Jest traktowane podobnie jak AC i podlega takim samym limitom rozliczenia.
Wartość samochodu a koszty ubezpieczenia AC
Wartość samochodu jest kluczowym czynnikiem przy rozliczeniu ubezpieczenia AC. Koszty ubezpieczenia AC można wliczyć w koszty uzyskania przychodów tylko do limitu 150 000 zł wartości pojazdu. Jeśli wartość samochodu przekracza tę kwotę, składka jest proporcjonalnie dzielona. To oznacza, że koszt ubezpieczeniowy wliczony w koszty firmowe będzie stanowił ułamek poniesionego wydatku. Na przykład, jeśli wartość pojazdu wynosi 200 000 zł, to w koszty można ująć jedynie koszt polisy ac w proporcji 150/200. Jest to limit, który dotyczy tylko dobrowolnego ubezpieczenia, a nie ubezpieczenia OC.
Inne wydatki związane z samochodem, które mogą być kosztem podatkowym
Oprócz tego, że można zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu, przedsiębiorca ma prawo wrzucić w koszty także wydatki na paliwo, serwis, części eksploatacyjne czy opłaty drogowe. Dotyczy to zarówno pojazdu firmowego, jak i prywatnego samochodu używanego w działalności, o ile koszty poniesione mają związek z przychodem i spełniają warunki uznania za koszty podatkowe. W przypadku samochodu w leasingu, np. leasing operacyjny, do kosztów można doliczyć raty leasingowe i eksploatację, co pozwala realnie obniżyć podstawę opodatkowania.
Skontaktuj się z nami!
Chcesz mieć pewność, że wszystko robisz dobrze? A może wciąż zastanawiasz się, czy ubezpieczenie samochodu można wliczyć w koszty Twojej firmy albo nie jesteś pewien, jak się za to zabrać? Zadzwoń do nas już teraz, a my podpowiemy Ci, co dalej!
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy ubezpieczenie samochodu można zaliczyć do kosztów?
Tak, koszty ubezpieczenia samochodu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Sposób rozliczenia zależy od sposobu użytkowania pojazdu i rodzaju polisy.
Czy ubezpieczenie samochodu o wartości powyżej 150 000 zł można księgować w kosztach?
Tak, jeśli jest to ubezpieczenie OC. W przypadku AC tylko do limitu 150 000 zł wartości pojazdu.
Co to jest amortyzacja samochodu osobowego w firmie?
Amortyzacja to rozłożenie kosztu zakupu samochodu osobowego w czasie. Polega na comiesięcznym zaliczeniu do kosztów firmowych części jego wartości, jeśli wartość pojazdu przekracza 10 000 zł.
Czy istnieje limit ujęcia kosztów ubezpieczenia?
Tak, limit dotyczy ubezpieczenia AC i GAP, które są ograniczone wartością pojazdu (150 tys. zł). Ubezpieczenia OC, NNW i assistance można wliczyć bez limitu.
